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Adjoint administratif ou adjointe administrative

Administratif
Temps pleinLe Plateau-Mont-RoyalDate de creation : 19/09/2022Date de fin d’affichage : 10/10/2022Permanent

À propos de la fondation Marie-Vincent

La Fondation Marie-Vincent offre un milieu de travail flexible, créatif, stimulant et riche pour le développement de professionnel·le·s souhaitant œuvrer au sein d’une équipe dynamique et qualifiée. Elle offre la possibilité de travailler dans un contexte multidisciplinaire et intersectoriel. La Fondation Marie-Vincent soutient les enfants, les adolescentes et les adolescents victimes de violence sexuelle et physique en leur offrant, sous un même toit et en collaboration avec ses partenaires, les services dont elles et ils ont besoin.

Sommaire du poste

Sous la supervision de la direction des services cliniques, l’adjoint·e administratif·tive exécute des fonctions techniques et administratives de soutien à l’équipe clinique et à sa direction, telles que le maintien de la base de données, la production de documents et l’organisation de dossiers divers.

Détails des responsabilités

Tâches administratives

  • Participer à la révision et à l’application des processus et des procédures cliniques ;
  • Assurer l’organisation, l’exécution et le suivi de diverses activités techniques et administratives dont notamment : des rapports, des prises de notes, de la saisie de données, des statistiques, des ordres du jour, des registres de procès-verbaux et des documents dans le cadre des réunions cliniques ou avec les partenaires ;
  • Offrir un soutien à la direction des services cliniques, notamment; coordonner des rencontres, faire des inscriptions à l’agenda, rédiger et concevoir des documents, etc. ;
  • Participer à la reddition de compte par la production de rapports ;
  • Assurer l’intégrité des données par des vérifications dans les divers systèmes et bases de données ;
  • Tenir à jour le registre clientèle ;
  • Participer au processus de documentation des dossiers clients ;
  • Effectuer divers suivis auprès du personnel membre de l’équipe clinique ;
  • Apporter un support technique au personnel et aux partenaires présents au centre ;
  • Effectuer la révision et rédaction de textes et des rapports selon les besoins exprimés.

Tâches diverses

  • Voir aux besoins en matériel (ou à son entretien) pour l’usage de l’équipe clinique et de sa direction ;
  • Assurer un remplacement occasionnel à la réception ;
  • Accueillir, renseigner et diriger les parents, adolescent·e·s et partenaires qui se présentent au centre ;
  • Coordonner et effectuer des suivis liés à divers projets en lien avec l’équipe clinique et sa direction;

Profil recherché

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique ;
  • Expérience minimale de deux (2) ans dans un rôle similaire ;
  • Expérience de travail pertinente au niveau exécutif (fort atout);
  • Excellente maîtrise de la langue française et très bonne connaissance de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Très bonne maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils informatiques.

Compétences spécifiques

  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
  • Autonomie et initiative
  • Sens de l’organisation, rigueur et gestion des priorités
  • Communication (orale et écrite)
  • Capacité d’adaptation
  • Éthique professionnelle
  • Capacité d’analyse et synthèse de l’information
  • Esprit d’équipe et collaboration
  • Orientation client
  • Écoute et empathie

Conditions & avantages

  • Poste à temps plein, permanant
  • Lieu de travail sur Le Plateau Mont-Royal; accessible en transport en commun

Veuillez noter que les candidatures seront évaluées dès leur réception pour pourvoir le poste rapidement.

 

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